AMO pour Assistance à Maîtrise d’Ouvrage. Si Goodness ne réalise pas de site ni d’application mobile (nous ne sommes pas une agence web), nous accompagnons parfois nos clients dans leur projet de réalisation de site web ou d’application. Nous endossons le rôle du chef de projet chez le client, lui apportant par la même occasion une expertise qui peut lui manquer, une disponibilité qu’il n’a pas toujours et un œil extérieur et indépendant afin de gérer au mieux les différents intervenants travaillant sur le projet.

À quoi ressemble concrètement une mission d’assistance à maîtrise d’ouvrage ? Prenons l’exemple d’une prestation complète. En effet, l’AMO est composée d’un ensemble de tâches qui peuvent être indépendantes les unes des autres. Et tous les clients n’auront pas besoin que l’on réalise pour eux toutes ces tâches.

Chez Goodness, nous avons l’habitude de rassembler ces tâches dans trois phases qui se succèdent chronologiquement :

  • 1- La phase d’audit

  • 2- La phase de définition fonctionnelle

  • 3- La phase de suivi de réalisation

Rentrons dans le détail :

La phase d’audit

Afin de préparer au mieux la phase de définition fonctionnelle, nous menons une série d’audits de l’écosystème client en rapport avec son projet. L’objectif est d’avoir une vision objective de l’existant par des audits techniques et des études de performances ainsi qu’une vision terrain par le recueil d’informations auprès de celles et ceux qui sont en contact avec les cibles du ou des futurs dispositifs.

Ainsi, nous aurons tous les éléments en main pour guider la prise de décisions :

  • Stratégiques : par exemple faut-il conserver des sites, les scinder ?

  • Techniques : quelles technologies et performances attendues ?

  • Fonctionnelles : quels outils et fonctionnalités privilégier ?

  • Humaines : quelle organisation pour une gestion optimale et optimisée des différents outils ?

Nous commençons par une étude fonctionnelle et technique. Nous récupérons et analysons les documents techniques, nous listons et schématisons l’arborescence, les fonctionnalités, les gabarits des sites en production. Nous nous intéressons aux outils tiers qui peuvent éventuellement être connectés au dispositif principal et aux flux de données qui peuvent les lier.

Organisation d’un projet d’AMO - visuel 01

L’approche que nous adoptons pour mener à bien nos missions d’AMO est principalement celle de la qualité web. Et pour cela nous nous reposons beaucoup sur Opquast (voir Mesurez & améliorez la qualité de votre site web avec OPQUAST). Il peut être utile de mener un audit Opquast sur l’existant pour mettre en relief ses atouts et ses faiblesses. L’audit de visibilité s’intéresse quant à lui à l’analyse de la performance de l’écosystème digital.

Il permet de comprendre l’utilisation des sites et applications par les utilisateurs : volume et origine des visiteurs, comportement et interaction avec les différents contenus, rubriques et fonctionnalités plébiscitées.

En parallèle de l’audit fonctionnel, technique et de visibilité, nous organisons des ateliers collaboratifs pour réaliser un travail sur les personas des futurs supports numériques (voir Buyers personas : les trois étapes fondamentales).

Autre travail essentiel de cette phase d’audit, le benchmark des bonnes pratiques. Est réalisée une étude des bonnes et mauvaises pratiques sur des dispositifs équivalents de plusieurs sociétés / collectivités du même secteur. Ce benchmark apporte des éléments additionnels destinés à la prise de décisions techniques et stratégiques. Sont passés en revue :

  • La structuration des dispositifs

  • L’ergonomie des outils

  • La typologie de contenus, la fréquence d’animation

  • Les fonctionnalités et outils déployés des sites web (web services, widgets, syndications…) et hors web (applis…)

  • Les socles techniques utilisés

Des livrables ponctuent ces travaux :

  • Une synthèse de l’état des lieux

  • Un compte rendu des entretiens menés à l’occasion des différentes études

  • Une synthèse des ateliers

  • Une synthèse des bonnes pratiques à reprendre

  • Le retour d’expérience de pratiques à éviter

  • Les comptes rendus des réunions

La phase de définition fonctionnelle

Fort des souhaits, idées, recommandations, contraintes collectées lors de la phase d’audit nous nous attachons à décrire le plus précisément possible le périmètre fonctionnel du futur dispositif. L’idée est de proposer un cahier des charges très complet anticipant dans la mesure du possible une partie du travail de spécifications fonctionnelles détaillées produites en début de phase de réalisation. Et cela permet dans un même temps d’avoir des réponses plus pertinentes lors de l’appel d’offres.

Un préalable essentiel à la réalisation du cahier des charges est la création du référentiel des exigences. Le référentiel des exigences est un outil transverse à tous les processus projet, il liste de manière exhaustive l’ensemble des fonctionnalités attendues. Il est contribué, sous la direction de Goodness, par les différents acteurs du projet (client, AMO, prestataires). Seules les fonctionnalités validées entreront dans le cahier des charges et les spécifications du futur site.

Le référentiel est mis à jour tout au long du projet.

Le référentiel offre la possibilité de troquer en cours de développement des tâches contre d’autres tâches. C’est un point important de cette méthode. Il est ainsi possible de modifier en cours de production, certaines fonctionnalités du dispositif tout en restant dans le même périmètre forfaitaire.

À partir de ce référentiel, il va être possible :

  • De lister les différents templates de pages

  • De définir l’arborescence

  • De réaliser un pré chiffrage (ou chiffrage de référence). Ce pré chiffrage donne une idée du budget nécessaire à la réalisation du site. Il permet de retravailler, si nécessaire, le périmètre fonctionnel assez tôt dans le déroulé du projet. Il est aussi utilisé lors de la phase d’appel d’offres pour comparer les budgets proposés par les candidats. Ce chiffrage liste les tâches nécessaires à la réalisation du dispositif, positionne des temps en face de ces tâches et de profils nécessaires à leur réalisation. Les coûts horaires se basent sur trois rate card (basse, moyenne, haute).

Une fois ces travaux réalisés, il est possible de passer au cahier des charges.

Organisation d’un projet d’AMO - visuel 02 - bis

Le cahier des charges traduit le référentiel en un premier niveau de spécifications fonctionnelles. Il décrit plus précisément les différents gabarits attendus et leur fonctionnement. Nous réalisons les zonings (encore appelés wireframes) des principaux templates de pages. Le cahier des charges décrit également l’environnement technique dans lequel le prestataire qui réalisera le site devra évoluer. Il donne les informations nécessaires sur les interfaces d’accès aux données que le prestataire devra exploiter afin que ce dernier puisse évaluer son temps de développement. Il propose aussi des critères de sélection pour le choix du ou des prestataires. Enfin il fixe les principales échéances. En fonction du type de client (privé ou institutionnel), il peut être complété d’informations légales spécifiques.

Une fois le cahier des charges validé par le client, nous passons à la gestion de l’appel d’offres. Pour les appels d’offres ne passant pas par des plateformes de publication pour les institutions, nous pouvons être force de proposition et lister des prestataires adaptés au projet. Le cahier des charges est envoyé à tous les candidats et ils ont généralement un mois pour y répondre. Durant cette période nous répondons à leurs questions. Une fois les dossiers réceptionnés nous les analysons au regard des attentes du cahier des charges et des critères de sélection retenus. Nous nous attachons à étudier les références citées par les prestataires. Nous nous réservons le droit de contacter ces références pour les interroger sur leur appréciation vis-à-vis du prestataire.

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Les réponses seront décomposées afin de constituer une grille permettant de les comparer. Une grille de comparaison des chiffrages est également proposée. L’ensemble des éléments d’analyse des réponses est consigné au sein d’un document de synthèse.

Nous organisons alors un premier comité d’examen avec le client afin de le conseiller sur le choix du ou des meilleurs prestataires. Si plusieurs prestataires sont retenus, ils peuvent être invités à venir défendre leur projet face à l’équipe projet.

La phase de suivi de réalisation

Elle se décompose généralement selon les étapes suivantes :

  • Réunion de lancement de projet

  • Réalisation des spécifications fonctionnelles

  • Accompagnement à la validation des maquettes

  • Suivi des développements

  • Recette (tests)

  • Contrôle de la mise en ligne

La réunion de lancement de projet marque le début de la phase de réalisation. Elle permet de passer en revue le cahier des charges avec l’ensemble des acteurs du projet, de préciser le rôle de chacun, de lancer la phase de rédaction des spécifications fonctionnelles et d’organiser la création des maquettes. Elle permet de fixer les principales échéances et ainsi de proposer le planning définitif.

Nous réalisons alors, en collaboration avec le ou les prestataires, les spécifications fonctionnelles détaillées. Issues du cahier des charges, celles-ci détaillent très précisément le futur dispositif, écran par écran. Ce document est validé par l’ensemble des acteurs du projet avant de passer à la phase de réalisation et sert de référence pour le cahier de recette. Il est entendu que le dispositif livré devra respecter en tous points les spécifications fonctionnelles détaillées.

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La validation des maquettes (des créations graphiques) et une étape cruciale et nécessitant d’être bien encadrée. Nous accompagnons le client pour la validation des maquettes proposées par le ou les prestataires. Nous prenons soin de veiller à ce que les éléments présents dans les maquettes respectent les spécifications fonctionnelles détaillées. Le prestataire décline la maquette pour l’ensemble des gabarits du dispositif dont il a la charge. Le travail de validation concerne aussi ces déclinaisons.

Le suivi des développements dépend beaucoup de l’organisation du ou des prestataires. Si la réalisation est prise en charge par une agence intégrée (composée d’équipes créative, technique et conseil) nous n’interférons que peu dans le déroulé des développements. Nous nous assurons tout de même du respect du planning et contrôlant les livraisons intermédiaires s’il y’en a. Si, en revanche, la réalisation est prise en charge par un ensemble de prestataires aux rôles et à l’expérience différente, nous intervenons en gérant une liste des tâches précises et en validant des phases courtes de développement.

L’étape de la recette (des tests) et également très importante. Il est nécessaire d’adopter des processus clairs et de respecter un timing bien défini. Nous réalisons des cahiers de recettes directement issus des spécifications fonctionnelles. Ce support permet d’aider le client et nous-mêmes pour procéder aux tests et de s’assurer que le ou les dispositifs livrés soient conformes à la demande. En suivant les scénarii décrits dans le cahier de recette, il est possible de comparer l’existant à la demande initiale. Nous effectuons nos tests et saisissons des tickets de demande de correction au sein d’un outil de suivi des anomalies. Les anomalies sont classifiées par ordre d’importance ; toutes les anomalies majeures et critiques doivent être corrigées pour que le procès-verbal de recette puisse être signé et le site mis en production.

Une fois le passage en production acté, le site est installé sur son serveur public (ou l’application est publiée sur les stores). Nous établissons une check-list de livraison. Nous nous assurons ainsi du bon fonctionnement d’un ensemble de points tels que :

  • Vérification du .htaccess

  • Les dossiers de cache sont-ils modifiables par le serveur web ?

  • Les mots de passe sont-ils sécurisés ?

  • Les comptes de tests ont-ils été supprimés ?

  • Présence du robots.txt ?

  • Le cache est-il activé ?

  • Etc.

Focus sur l’accessibilité

Goodness est force de proposition sur la problématique de l’accessibilité afin de trouver un juste équilibre dans le respect des obligations légales, entre services adaptés aux personnes handicapées, facilité de contribution et budget.

Nous nous attacherons également à ce que certaines règles d’accessibilité soient respectées pour les sites d’administration.

L’accessibilité est donc un enjeu impactant :

  • Le discours : le contenu éditorial d’un site ou d’une application doit aussi être accessible à la population ne possédant qu’un faible niveau d’instruction. Cela implique d’employer un rédactionnel simple et compréhensible par tous.

  • La structure des pages : le design sera adapté (maquette aérée, design plat ou skeuomorphisme, outils pour les personnes mal voyantes ou handicapées motrices, etc.)

  • Le choix des technologies : certaines technologies seront à limiter, voire proscrire (ex : Flash, fichiers Word, mises à jour asynchrones, vidéos sans transcription, etc.)

D’une manière générale, cette réflexion se fera au regard des normes techniques établies par la Web Accessibility Initiative (WAI) de la communauté W3C (World Wide Web Consortium) prises en compte au travers du référentiel Opquast.

Focus sur la protection des données personnelles

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Goodness intègre les obligations du Règlement Général sur la Protection des Données dans ses recommandations au sein du référentiel des exigences, du cahier des charges et des spécifications fonctionnelles. Cette préoccupation s’intègre tout naturellement dans notre démarche Qualité Web. Goodness a à son bord un DPO (délégué à la protection des données) certifié par le PECB (Professional Evaluation and Certification Board).

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