Réussir la phase d’appel d’offres pour la refonte de son site Internet

Le bon prestataire qui va comprendre votre besoin, adhérer à votre projet, mener à bien la réalisation du site dans les délais et le budget prévu et surtout, surtout, qui va vous accompagner par la suite pour le faire vivre et évoluer.

La phase d’appel d’offres est un moment capital dans le déroulé de votre projet. Elle marque l’aboutissement de votre travail de spécification du périmètre fonctionnel et le moment où votre projet va rencontrer les professionnels qui vont enfin le concrétiser.

Il faut donc s’assurer d’exposer au mieux vos ambitions et de répondre avec exactitude aux interrogations qu’elles pourraient engendrer. C’est en quelque sorte la bascule de la théorie à la pratique.

Chez Goodness nous sommes partisans d’un cahier des charges le plus complet possible. L’idée est d’aller loin dans la description du futur dispositif pour que les prestataires qui proposeront une solution et un chiffrage puissent le faire en toute connaissance de cause.

Découvrez notre infographie sur :

L’exemple du formulaire de contact reste toujours efficace.

Vous pouvez spécifier dans votre cahier des charges que vous voulez avoir quelque part dans votre site un formulaire de contact. Point.

Vous pouvez aussi le décrire, indiquer où vous souhaitez qu’il soit placé, avec quel outil tiers il doit communiquer, quels en seront les champs, lesquels seront obligatoires, qui sera notifié lors de son utilisation, quelles règles d’accessibilité, de qualité web, d’écoconception, de respect du RGPD il doit respecter.

Dans le premier cas, il est fort probable que vous vous retrouviez le jour de remise du premier livrable avec un formulaire minimaliste à peine fonctionnel, sans message d’erreur compréhensible, qui ne stocke pas les messages, qui ne collecte pas le consentement de l’utilisateur, qui ne remercie pas ce dernier de vous avoir contacté. Et il vous sera plus que difficile de vous retourner vers l’agence qui vous indiquera avoir réalisé ce qu’elle a chiffré.

Dommage, car mine de rien, ce formulaire de contact est certainement l’une des fonctionnalités les plus importantes sur votre site.

Aussi, essayez d’être le plus exhaustif possible dans la description de ce que vous souhaitez avoir au final.

J’en profite ici pour faire un petit aparté. Si vous faites appel à une assistance à maîtrise d’ouvrage (c’est un des services de Goodness !), cette dernière va positionner tout le long de son travail des jalons de validation. Soyez très attentif à bien comprendre ce qui doit être validé. L’AMO, lors de la réalisation du cahier des charges, ne devrait pas passer pas à l’étape suivante si vous n’êtes pas à l’aise, pas d’accord, si vous ne comprenez pas ce qui est décrit. Si vous n’êtes pas en phase avec l’arborescence, si un zoning ne remonte pas les informations que vous souhaitez, si le budget prévisionnel ne cadre pas avec vos attentes, dîtes le jusqu’à ce que le problème soit réglé, même si cela retarde le projet. Il est impératif que vous validiez tout le cahier des charges et que vous n’ayez pas de doute vis-à-vis de ce qui s’y trouve.

On différencie deux types d’appel d’offres. Celui où vous vous adressez directement à des prestataires que vous avez identifiés, et celui où vous passez par des plateformes permettant à qui le souhaite de répondre (généralement réservées aux marchés publics).

Si vous devez sélectionner des prestataires pour l’envoi de votre cahier des charges, il faut se poser la question de leur forme juridique, de leur taille, de leur structure. Inutile de contacter une grosse agence si vous n’en avez pas la nécessité. Si votre communication est bien établie, que vous avez une charte graphique bien décrite, que les fonctionnalités de votre futur site sont classiques, une agence web compétente de taille réduite pourra sans doute convenir. Et le budget qu’elle vous proposera sera sans doute plus en adéquation avec le vôtre.

Interrogez votre entourage, essayez de faire votre sélection en fonction du retour d’expérience et des recommandations d’autres personnes.

Attention de ne pas solliciter trop d’agences. Votre travail de suivi de l’AO et le dépouillement des dossiers de réponses n’en seraient que plus difficiles et il est toujours plus efficace de ne sélectionner que quelques bons candidats et de leur porter une attention toute particulière dès la phase de questions / réponses de l’AO.

Car une fois les agences contactées et leur engament ferme à répondre recueilli (important) vous allez leur laisser le temps d’étudier votre cahier des charges et d’y répondre. N’hésitez pas à ménager un bon mois pour qu’elles puissent s’y pencher sérieusement. Et pendant ce temps, répondez de la manière la plus précise possible à toutes leurs questions. Veillez à appliquer les mêmes règles à tous les candidats même si certains sont plus insistants que d’autres (« est-ce que l’on peut se rencontrer ? », « vous ne souhaitez pas communiquer le budget, mais quel est le budget ? », « nous sommes très intéressés, mais il nous faut une semaine de plus pour bien vous répondre »).

Une fois l’ensemble des réponses reçues (dans les délais), attelez-vous à leur étude. Faîtes un tableau pour comparer les budgets et un autre pour réaliser votre notation en fonction des critères de sélection que vous aurez définis dans le cahier des charges. Voici à quoi votre rapport devrait rassembler :

• Une étude de la viabilité de l’entreprise
• Un résumé des échanges que vous avez eu avec les candidats
• Les points forts et les points faibles de chaque réponse
• Une transcription des prises de références que vous n’aurez pas manqué de faire auprès des principaux clients de chaque agence
• Votre conclusion

Pour ce qui est des prises de références, identifiez parmi les clients cités par les prestataires ceux qui semblent le plus proches de votre activité et contactez-les pour les interroger en suivant un scénario pré établi.

Si votre choix peut être fait lors d’un comité d’examen en interne, parfait. Sinon, il peut alors s’ensuivre des demandes de présentation des propositions en présentiel ou en distanciel ainsi que des phases de négociation sur le prix et les fonctionnalités. Cette étape est propice à l’évaluation de la relation que vous pourrez entretenir avec votre futur prestataire et la confiance qu’il sera possible d’établir entre vous.

Vous vous êtes décidé, le devis est signé. Bravo 😊 La phase de réalisation peut désormais commencer. Vous allez reprendre et décortiquer votre cahier des charges avec votre nouveau partenaire. Vous vous répartirez les tâches, vous consoliderez le planning et vous vous lancerez dans la phase de réalisation… Mais ceci est une autre histoire 🛣️. Sachez que Goodness se tient à votre disposition pour répondre à vos questions si vous souhaitez en savoir plus sur la manière de bien mener votre gestion de projet que ce soit au travers de nos formations que de nos services d’assistance à maitrise d’ouvrage.