Le référentiel des exigences (dans un projet web ou mobile)

Dans la gestion de projet il est souvent nécessaire de lister et décrire précisément les exigences finales. Vous trouverez beaucoup de littérature sur les bonnes pratiques pour rédiger les exigences d’un projet.

Chez Goodness, nous adaptons ce travail aux spécificités des projets web et mobiles. Notre objectif est de lister de manière exhaustive toutes les fonctionnalités attendues dans le livrable final. C’est une des étapes initiales dans la définition du périmètre fonctionnel du site ou de l’application mobile. Il convient de collecter, analyser et documenter les exigences afin qu’elles soient :

Listées intégralement
Claires, décrites sans ambiguïté, lisibles, concises
Explicites
Compréhensibles par tous les acteurs du projet
Classées pour pouvoir s’y référencer facilement
Loties pour prendre place dans des phases de développement spécifiques
Uniques (1 besoin, 1 exigence)
Non redondantes
Non contradictoires
Contextualisées (illustrées d’exemples si nécessaire)

Un travail collaboratif

L’idée est de travailler sur la liste complète des fonctionnalités du site jusqu’à obtenir une version acceptée et validée. Pour commencer, le chef de projet ou l’assistant à maitrise d’ouvrage propose une première liste généralement basée sur un audit de l’existant, des ateliers ADN et personas, une étude de performance, une étude marketing digitale etc. (cf. Organisation d’un projet d’AMO). Cette liste est discutée et travaillée jusqu’à consensus. Elle servira tout au long du projet de création ou de refonte du dispositif.

Au sein d’un même document, il peut être intéressant de rassembler, en plus de la liste des exigences :

La transcription de l’actuelle arborescence s’il s’agit d’une refonte
Le schéma de la nouvelle arborescence
La liste des templates du futur dispositif. On entend par là la liste des différents modèles de pages : page d’accueil, splash screen, page hub, page article, page contact, plan du site, etc.

Nous complétons le référentiel par un document de suivi des variations du périmètre. Les projets web se font souvent dans le cadre d’un forfait, ce qui ne facilite pas toujours l’agilité au sein des développements (forfait = budget fixe = périmètre fonctionnel prédéfini). Mais si des exigences, il est possible de déduire précisément les tâches à réaliser et par là même de les chiffrer (en jour homme sur des profils définis), il sera alors possible tout au long de la phase de réalisation de modifier le périmètre d’une fonctionnalité au bénéfice d’une autre (et inversement). Les exigences ne sont ainsi plus (totalement) figées, mais il faut porter une attention toute particulière à ces changements pour qu’elles soient claires, comprises et acceptées de tous.

La description de l’arborescence que nous incluons au sein de nos référentiels des exigences est également un document essentiel. Déjà parce que la construction de ladite arborescence est une étape clé de la description du futur dispositif mais aussi parce qu’elle est un bon endroit pour lister un certain nombre de caractéristiques des pages :

Niveau d’importance dans la hiérarchie de l’information
Title (définit le titre du document qui est affiché dans la barre de titre du navigateur ou dans l’onglet de la page)
H1 (premier niveau de titre dans la page)
Mots clés
Type de template
Url (Uniform Resource Locator, adresse web du type https://www.goodness.fr/vos-besoins/un-accompagnement-creation-refonte-site-web/)
Information de redirection ancienne / nouvelle url

La base du cahier des charges

Téléchargez le calendrier Marketing Digital 2024 de Goodness.

Retrouvez mois après mois les citations préférées des collaborateurs de Goodness !

Une fois complété et validé, ce type de référentiel des exigences est une base efficace pour produire le cahier des charges.

Pour donner un petit exemple, voici quelques exigences qu’il est habituel de trouver au sein de ce document (auquel nous avons l’habitude de donner le petit nom de REFEX). Ces exemples donnent une idée de l’étendue des sujets traités. Ne sont listés ici que les catégories ou les titres des exigences, le REFEX les décrits par ailleurs :

Passage en https
Redirection des NDD (nom de domaine)
Conception graphique
Moteur de recherche
Formulaire de contact
Exigences SEO
Migration des données
Version mobile
Règles Opquast (Opquast est un référentiel qualité recommandé dans le cadre des travaux d’AMO web et mobile, cf. Mesurez & améliorez la qualité de votre site web avec OPQUAST)
Langues
Partage sur les réseaux sociaux
Impression des pages
Hébergement

On le voit, les sujets sont nombreux et tous se doivent d’être abordés et expliqués. C’est la condition pour avoir une description précise du périmètre fonctionnel, des réponses adaptées des prestataires qui répondront à l’appel d’offre et un livrable qui corresponde à vos attentes. Vous éviterez ainsi les mauvaises surprises lors de la réalisation d’une fonctionnalité qui aurait été mal comprise par l’agence ou le freelance.

Une des difficultés à laquelle aura à faire face votre assistant à maitrise d’ouvrage est la tenue du REFEX. Pour que cet outil soit efficace, on comprend qu’il est nécessaire de veiller à ce qu’il soit à jour tout au long de la vie du projet (et pas simplement jusqu’à finalisation du cahier des charges).

Pour finir, l’un des avantages de lister précisément les exigences retenues, tient au fait qu’il sera possible de réaliser un pré-chiffrage assez tôt dans le projet. Des exigences découlent des tâches et la réalisation de ces tâches peuvent être évaluée en temps et donc en coût. Il est ainsi possible de déterminer une fourchette qui facilitera l’évaluation des budgets proposés par les agences.